Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ: kiểm toàn bộ, cuốn chiếu và đếm mù

Kiểm kê hàng tồn kho là đếm số hàng thực có trên kệ rồi so với số trên sổ sách hoặc phần mềm, tìm nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh cho khớp. Có hai cách chính: kiểm kê toàn bộ định kỳ, thường cuối năm hoặc cuối quý, tạm ngừng xuất nhập để đếm hết; và kiểm kê cuốn chiếu, mỗi ngày hoặc mỗi tuần đếm một phần kho, ưu tiên hàng giá trị cao hoặc hay sai. Doanh nghiệp còn phải kiểm kê tài sản, trong đó có hàng tồn kho, vào cuối kỳ kế toán năm theo Luật Kế toán.

Vì sao sổ và kệ không bao giờ tự khớp

Trên lý thuyết, nếu mọi lần nhập xuất đều được ghi đúng thì sổ luôn khớp kệ. Thực tế luôn có chênh lệch, vì:

• Nhận sai: nhà cung cấp giao thiếu mà khâu nhận không phát hiện.
• Lấy nhầm: lấy món cạnh bên, cỡ khác, màu khác; một mã bị trừ oan, mã kia còn trên sổ mà không có trên kệ.
• Cất sai chỗ: hàng vẫn còn trong kho nhưng không ai tìm thấy.
• Hư hỏng không ghi: món vỡ bị vứt mà không ai trừ sổ.
• Hàng hoàn chưa nhập lại: khách trả, hàng nằm ở góc, sổ vẫn coi là đã bán.
• Mất mát: thất thoát do trộm cắp, cả bên trong lẫn bên ngoài.

Kiểm kê không chỉ để sửa con số. Nó là cách phát hiện quy trình đang hở ở đâu.

Kiểm kê toàn bộ và kiểm kê cuốn chiếu

Nhiều doanh nghiệp làm cả hai: cuốn chiếu quanh năm để giữ sổ sạch, cuối năm vẫn kiểm kê toàn bộ theo yêu cầu kế toán, và nhờ đã cuốn chiếu nên lần cuối năm nhanh hơn, ít bất ngờ hơn.

Phân nhóm ABC: đếm cái gì nhiều hơn

Không phải món nào cũng đáng đếm thường xuyên như nhau. Phân tích ABC chia hàng theo giá trị lưu chuyển:

• Nhóm A: số ít mặt hàng nhưng chiếm phần lớn giá trị. Đếm thường xuyên nhất.
• Nhóm B: mức giữa.
• Nhóm C: nhiều mặt hàng nhưng giá trị nhỏ. Đếm thưa hơn.

Cách chia này dựa trên quan sát quen thuộc theo kiểu nguyên lý Pareto: một phần nhỏ mặt hàng thường gánh phần lớn giá trị. Tỷ lệ cụ thể khác nhau tuỳ kho, không có con số cố định. Ngoài giá trị, nên đếm thường hơn những món hay sai: hàng nhỏ dễ lấy nhầm, hàng nhiều biến thể màu cỡ, hàng dễ mất.

Quy trình một buổi kiểm kê

1. Chuẩn bị: chốt thời điểm, xử lý hết chứng từ nhập xuất trước giờ chốt, dọn hàng chờ cất lên kệ, in danh sách vị trí cần đếm.
2. Khoá sổ tại thời điểm chốt: hàng nhập, xuất sau giờ chốt ghi riêng, không trộn vào số kiểm kê.
3. Đếm mù: người đếm nhận danh sách vị trí và mã hàng nhưng không thấy số trên sổ. Nhìn thấy số sẵn dễ khiến người ta "đếm cho khớp".
4. Đếm hai lần hoặc hai người với nhóm A và chỗ có chênh lệch.
5. Đối chiếu: so số đếm với sổ, lập danh sách chênh lệch.
6. Đếm lại chỗ chênh trước khi kết luận. Nhiều chênh lệch biến mất khi tìm ra hàng cất sai chỗ ở ô bên cạnh.
7. Tìm nguyên nhân với chênh lệch còn lại: xem lại chứng từ, đơn hàng, hàng hoàn.
8. Lập biên bản, điều chỉnh sổ, có người có thẩm quyền ký duyệt.

Dụng cụ và cách tránh đếm trùng

Kho có phần mềm thường kiểm kê bằng máy quét cầm tay hoặc điện thoại: quét mã vị trí, quét từng món hoặc nhập số lượng, dữ liệu đẩy thẳng vào hệ thống. Kho nhỏ dùng phiếu đếm in sẵn danh sách vị trí và mã hàng, có cột trống để ghi số. Dù dùng gì, lỗi hay gặp nhất là đếm trùng hoặc bỏ sót một ô. Cách phòng đơn giản là đánh dấu ô đã đếm, bằng tem dán màu hoặc thẻ treo, và chia kho thành vùng rõ ràng cho từng người. Hàng đang nằm ở khu nhận hoặc khu chờ gửi lúc chốt sổ phải được xử lý riêng, không để lọt hoặc bị tính hai lần.

Mẹo cho kho nhỏ

Người bán online với vài kệ hàng có thể kiểm kê cuốn chiếu rất nhẹ: mỗi tối đếm một kệ, ghi vào bảng tính, đối chiếu. Một vòng hết kho mất một hai tuần, mỗi lần chỉ vài phút. Chênh lệch phát hiện sau vài ngày thì còn nhớ được tuần đó đã gửi những đơn nào, khách nào trả hàng.

Đọc kết quả kiểm kê

Tỷ lệ chính xác tồn kho là phần trăm vị trí hoặc mã hàng mà số đếm khớp sổ. Con số này cho biết quy trình có ổn không. Nhưng cần đọc kỹ:

• Chênh lệch dương (thực tế nhiều hơn sổ) cũng là sai, thường do quên ghi hàng hoàn hoặc trừ nhầm.
• Chênh lệch bù trừ: thiếu ở mã này, thừa ở mã kia cùng mẫu khác cỡ, gần như chắc là lấy nhầm.
• Chênh lệch tập trung ở một khu, một ca, một người: dấu hiệu quy trình hoặc đào tạo có vấn đề ở đó.

Kiểm kê theo yêu cầu kế toán

Luật Kế toán 2015 yêu cầu đơn vị kế toán kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm và trong một số trường hợp khác như chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi loại hình, hoặc khi xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và thiệt hại bất thường khác. Kết quả kiểm kê phải lập thành biên bản, chênh lệch phải được xác định nguyên nhân và xử lý theo quy định. Hộ kinh doanh, người bán nhỏ không thuộc mọi yêu cầu như doanh nghiệp, nhưng nguyên tắc đếm thật, ghi lại, giải thích chênh lệch vẫn đáng giữ. Chi tiết nghĩa vụ cụ thể nên hỏi kế toán hoặc tra văn bản gốc.

Góc nhìn hôm nay: đếm để hiểu kho của mình

Kiểm kê hay bị coi là việc nhàm chán cuối năm. Thật ra đó là lúc hiếm hoi người quản lý nhìn thấy kho đúng như nó đang là, không qua lăng kính của phần mềm. Một kho được đếm thường xuyên là kho ít bất ngờ: ít đơn báo còn hàng mà kệ trống, ít hàng tìm thấy khi đã hết hạn. Muốn học thêm, các giáo trình quản trị kho và kế toán hàng tồn kho có phần chi tiết về kiểm kê, phân tích ABC và xử lý chênh lệch.