Một kho hàng vận hành theo dòng chảy năm khâu: nhận hàng (kiểm đếm, đối chiếu chứng từ), cất hàng lên vị trí đã mã hoá, lưu trữ và bảo quản, lấy hàng theo đơn, rồi đóng gói và xuất lên xe. Mọi khâu đều được ghi lại, bằng sổ sách ở kho nhỏ hoặc bằng phần mềm quản lý kho ở kho lớn, để bất kỳ lúc nào cũng biết món nào đang nằm ở đâu, còn bao nhiêu.
Kho không phải chỗ "để hàng"
Người ngoài nghề hay nghĩ kho là một nhà rộng chất đầy thùng. Người làm kho nghĩ khác: kho là nơi hàng chảy qua. Hàng nằm yên càng lâu càng tốn chỗ, tốn tiền vốn, càng dễ hỏng, hết hạn, thất lạc. Một kho tốt là kho biết chính xác mình có gì, ở đâu, và đưa được món đúng ra cửa đúng lúc.
Có nhiều kiểu kho, mỗi kiểu ưu tiên một việc:
| Kiểu kho | Việc chính | Ví dụ |
|---|---|---|
| Kho nguyên liệu | Giữ đầu vào cho sản xuất | Kho vải của xưởng may, kho bột của lò bánh |
| Kho thành phẩm, kho phân phối | Giữ hàng chờ chuyển tới đại lý, cửa hàng | Kho của nhà phân phối nước giải khát |
| Kho xử lý đơn online | Lấy lẻ từng món, đóng gói, giao cho đơn vị vận chuyển | Kho của người bán trên sàn thương mại điện tử |
| Kho trung chuyển | Nhận rồi chuyển đi nhanh, hầu như không lưu | Kho của mạng giao nhận |
| Kho lạnh | Giữ hàng ở nhiệt độ thấp | Thịt, cá, kem, rau quả, dược phẩm |
| Kho ngoại quan | Giữ hàng chưa làm xong thủ tục hải quan | Hàng nhập khẩu chờ phân phối hoặc tái xuất |
Khâu 1: nhận hàng
Hàng tới kho bằng xe tải, container. Nhân viên kho làm mấy việc:
- Đối chiếu chứng từ: phiếu giao hàng của nhà cung cấp so với đơn đặt hàng của kho. Đúng mã, đúng số lượng.
- Kiểm đếm: đếm thùng, đếm kiện, với hàng giá trị cao thì đếm tới từng món.
- Kiểm tình trạng: thùng móp, ướt, rách; hàng lạnh thì đo nhiệt độ ngay khi mở cửa xe.
- Ghi nhận chênh lệch: thiếu, thừa, hư hỏng được lập biên bản có chữ ký của người giao.
- Dán nhãn, ghi số lô: hàng được gán mã kho, số lô, hạn dùng nếu có.
Khâu nhận hàng làm ẩu thì mọi khâu sau đều sai theo. Một thùng thiếu không được ghi lúc nhận sẽ thành "hàng mất trong kho" khi kiểm kê.
Khâu 2: cất hàng lên vị trí
Mỗi ô kệ trong kho có một mã vị trí, thường ghép từ dãy, kệ, tầng, ô. Ví dụ một vị trí có thể đọc là dãy B, kệ 05, tầng 3, ô 2. Khi cất hàng, nhân viên quét mã hàng và mã vị trí, hệ thống ghi "món này nằm ở ô này".
Có hai cách bố trí:
- Vị trí cố định: mỗi mặt hàng có chỗ riêng. Dễ nhớ, dễ tìm, nhưng phí chỗ khi hàng hết.
- Vị trí linh hoạt: hàng được cất vào ô trống bất kỳ, phần mềm ghi lại. Tận dụng chỗ tốt hơn, nhưng không có hệ thống ghi chép thì không ai tìm ra.
Hàng bán chạy được đặt gần khu đóng gói, ở tầm tay, để lấy nhanh. Hàng nặng ở tầng thấp. Hàng ít khi xuất được đẩy lên cao hoặc vào sâu.
Khâu 3: lưu trữ và bảo quản
Hàng nằm trong kho phải được giữ đúng điều kiện: khô ráo, tránh nắng, đúng nhiệt độ, không chồng quá số tầng thùng chịu được. Hàng có hạn dùng được theo dõi để xuất trước khi hết hạn. Hàng hoá chất, pin, chất dễ cháy được để khu riêng theo quy định phòng cháy chữa cháy.
Trong lúc lưu, kho cũng phải chống mất mát: kiểm soát ra vào, camera, khu riêng có khoá cho hàng giá trị cao. Định kỳ, kho kiểm kê để so số trên sổ với số thật trên kệ.
Khâu 4: lấy hàng theo đơn
Đây thường là khâu tốn nhân công nhất. Với kho xử lý đơn online, một đơn có khi chỉ một món nhỏ, nhưng có hàng nghìn đơn mỗi ngày. Các cách tổ chức lấy hàng phổ biến:
| Cách lấy | Làm thế nào | Hợp khi |
|---|---|---|
| Lấy theo từng đơn | Một người cầm một đơn, đi lấy đủ món | Ít đơn, đơn nhiều món |
| Lấy gộp theo đợt | Gộp nhiều đơn, đi một vòng lấy hết, về chia lại | Nhiều đơn nhỏ, trùng món |
| Lấy theo vùng | Mỗi người phụ trách một vùng kệ, chuyền hàng cho nhau | Kho rộng, nhiều nhân viên |
Phần mềm sắp thứ tự vị trí sao cho người lấy hàng đi ít bước nhất. Trong kho lớn, quãng đường đi bộ là chi phí thật, vì vậy cách sắp kệ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất.
Khâu 5: đóng gói và xuất kho
Hàng lấy xong được kiểm lại (đúng món, đủ số), đóng gói, dán phiếu, cân, rồi xếp theo tuyến hoặc theo đơn vị vận chuyển ở khu chờ xuất. Khi xe tới, hàng được quét lần cuối để xác nhận đã rời kho. Từ lúc này trách nhiệm chuyển sang bên vận chuyển, nên biên bản bàn giao và số kiện phải khớp.
Phần mềm quản lý kho làm gì
Kho vừa và lớn dùng phần mềm quản lý kho (thường gọi tắt là WMS, warehouse management system). Nó ghi nhận mọi lần quét: nhận, cất, chuyển vị trí, lấy, xuất. Nhờ đó biết tồn kho theo thời gian thực, biết món nào sắp hết hạn, ai lấy món nào lúc nào. Kho nhỏ có thể làm được những việc này bằng bảng tính và kỷ luật ghi chép, chỉ chậm hơn và dễ sai hơn.
Người làm kho theo dõi những con số nào
Một kho chạy tốt hay không được nhìn qua vài chỉ số quen thuộc. Độ chính xác tồn kho: số trên sổ khớp số trên kệ tới đâu. Tỷ lệ đơn đúng: bao nhiêu phần đơn xuất ra đúng món, đúng số, không bị khách báo sai. Thời gian xử lý đơn: từ lúc đơn vào hệ thống tới lúc kiện rời kho. Vòng quay hàng tồn kho: hàng nằm trong kho trung bình bao lâu trước khi bán được. Mức tốt cho từng chỉ số khác nhau theo ngành hàng và loại kho, không có con số chung. Điều đáng giá là theo dõi đều để thấy xu hướng: một chỉ số xấu dần đi là tín hiệu có khâu nào đó đang hở.
Góc nhìn hôm nay: đi xem một kho để hiểu dòng hàng
Hầu hết hàng hoá trong nhà ta đã từng nằm trong ít nhất một kho. Các khái niệm ở đây áp dụng được cả cho kho vài mét vuông của người bán online: có chỗ nhận, có mã vị trí, có thứ tự xuất, có ghi chép. Người muốn tìm hiểu sâu có thể tìm các giáo trình quản trị kho, quản trị chuỗi cung ứng của các trường kinh tế, hoặc tham quan kho khi doanh nghiệp mở cửa đón sinh viên. Với người mới làm kho, điều đáng học trước hết không phải phần mềm mà là thói quen: nhận đúng, cất đúng chỗ, ghi ngay.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình kho hàng gồm những bước nào?
Năm khâu chính: nhận hàng và kiểm đếm, cất hàng lên vị trí, lưu trữ và bảo quản, lấy hàng theo đơn, đóng gói và xuất kho. Mọi khâu đều được ghi lại để biết hàng ở đâu, còn bao nhiêu.
Mã vị trí trong kho là gì?
Là mã gắn cho từng ô kệ, thường ghép từ dãy, kệ, tầng và ô. Khi cất hàng, nhân viên quét mã hàng và mã vị trí để hệ thống biết món đó nằm ở đâu.
WMS là gì?
WMS là phần mềm quản lý kho, ghi nhận mọi lần nhận, cất, chuyển, lấy, xuất hàng. Nhờ đó kho biết tồn kho theo thời gian thực và tìm được món hàng nhanh.
Kho ngoại quan là gì?
Là kho giữ hàng hoá chưa làm xong thủ tục hải quan, thường là hàng nhập khẩu chờ đưa vào nội địa hoặc chờ tái xuất. Kho này chịu sự giám sát của cơ quan hải quan.
Vì sao khâu nhận hàng quan trọng?
Sai sót không được ghi lúc nhận sẽ đi theo hàng suốt các khâu sau. Một thùng thiếu không lập biên bản khi nhận sẽ thành hàng mất trong kho khi kiểm kê.
