Kho nhỏ tại nhà của người bán online chạy tốt khi có bốn thứ: một chỗ khô ráo, kê hàng cao khỏi sàn; kệ chia ô có nhãn vị trí; mỗi mặt hàng có một mã riêng; và một sổ hoặc bảng tính ghi nhập, xuất, tồn được cập nhật ngay mỗi lần hàng ra vào. Thêm một góc đóng gói cố định và một khu riêng cho hàng hoàn, hàng lỗi là đủ để không lẫn lộn, không bán thứ đã hết, không quên thứ còn trong góc.
Chọn chỗ đặt kho trong nhà
Một phòng nhỏ, một góc gác lửng, một phần nhà xe đều có thể thành kho. Trước khi dọn hàng vào, kiểm tra mấy điều:
- Khô và thoáng: tránh sát nhà tắm, bếp, tường hay thấm. Carton hút ẩm rất nhanh, mốc lan từ thùng sang hàng.
- Tránh nắng trực tiếp: nắng làm phai bao bì, làm nóng hàng mỹ phẩm, thực phẩm, làm phai phiếu in nhiệt.
- Không ngập: nhà ở khu hay ngập thì kho đặt tầng trên, hoặc ít nhất mọi thứ phải kê cao.
- Sàn chịu được tải: gác lửng gỗ chất vài trăm ký sách, nước đóng chai là chuyện cần hỏi thợ.
- Không chắn lối đi, lối thoát: kho chiếm cầu thang, hành lang là nguy hiểm khi có cháy.
Chia khu: mỗi trạng thái hàng một chỗ
Lỗi phổ biến nhất của kho nhỏ là mọi thứ nằm chung một đống: hàng mới về, hàng đang bán, hàng khách trả, thùng carton rỗng. Chia ra dù chỉ bằng băng keo dán sàn cũng đỡ rất nhiều.
| Khu | Để gì | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khu nhận | Hàng mới về chưa kiểm | Kiểm đếm xong mới chuyển lên kệ |
| Kệ lưu | Hàng đã kiểm, đang bán | Có nhãn vị trí, hàng bán chạy ở tầm tay |
| Góc đóng gói | Bàn, thùng, chèn lót, băng keo, cân, máy in phiếu | Cố định một chỗ, đồ nghề trong tầm với |
| Khu chờ gửi | Kiện đã đóng, chờ người lấy hàng | Xếp theo đơn vị vận chuyển hoặc theo giờ lấy |
| Khu hàng hoàn, hàng lỗi | Hàng khách trả, hàng hỏng chờ xử lý | Không để lẫn vào kệ bán |
| Khu vật tư | Thùng rỗng, xốp hơi, giấy chèn | Dễ bắt lửa, tránh xa ổ điện |
Kệ, nhãn vị trí và kê cao
Kệ sắt lắp ghép nhiều tầng là lựa chọn phổ biến vì chỉnh được chiều cao tầng. Vài nguyên tắc:
- Tầng dưới cùng cách sàn một khoảng, hoặc kê pallet nhựa, để nước lau nhà, nước tràn không ngấm vào thùng.
- Hàng nặng tầng thấp, hàng nhẹ tầng cao. Không đặt thùng nặng trên đầu.
- Kệ cao neo vào tường, nhất là nhà có trẻ nhỏ hay trèo.
- Dán nhãn vị trí cho mỗi ô: chữ cho kệ, số cho tầng, số cho ô. Ví dụ A2-3 là kệ A, tầng 2, ô 3.
Nhãn vị trí nghe có vẻ thừa với một phòng mười mét vuông. Nhưng khi có người thứ hai phụ đóng hàng, hoặc khi chính mình mệt lúc nửa đêm, câu "cái áo xanh cỡ M nằm ở A2-3" tiết kiệm được rất nhiều phút lục lọi.
Đặt mã cho từng mặt hàng
Mỗi phiên bản hàng (mẫu, màu, cỡ) nên có một mã riêng, thường gọi là SKU. Mã tự đặt chỉ cần nhất quán và đọc là hiểu. Một cách đặt:
| Phần | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Nhóm hàng | Hai, ba chữ cái | AO (áo), QU (quần), PK (phụ kiện) |
| Mẫu | Số thứ tự mẫu | 012 |
| Màu | Hai chữ cái | XD (xanh dương), DO (đỏ) |
| Cỡ | Chữ hoặc số | M, L, 38 |
Ghép lại: AO-012-XD-M. Tránh dùng ký tự dễ nhầm như chữ O và số 0 ở cùng vị trí, tránh dấu tiếng Việt trong mã. In mã lên nhãn dán ở thùng hoặc túi hàng.
Sổ nhập, xuất, tồn: bảng tính là đủ
Với kho nhỏ, một bảng tính có mấy cột là đủ dùng: ngày, mã hàng, tên hàng, nhập, xuất, tồn, vị trí, ghi chú (số đơn, lý do hoàn). Hai nguyên tắc quan trọng hơn cả phần mềm:
- Ghi ngay khi hàng ra vào, không dồn cuối tuần. Dồn là sẽ quên.
- Đếm lại định kỳ một nhóm hàng mỗi tuần, so với sổ. Chênh lệch nhỏ phát hiện sớm thì dễ tìm nguyên nhân.
Nếu bán trên nhiều kênh cùng lúc, nguy cơ lớn nhất là bán lố: một món còn một chiếc nhưng hai khách ở hai kênh cùng đặt. Cập nhật tồn ngay sau mỗi đơn, hoặc giữ một ít hàng đệm không đăng bán, là cách giảm rủi ro này. Với hàng có hạn dùng, ghi thêm hạn và xuất lô gần hạn trước.
Một đơn đi từ kệ ra cửa
Khi đã có mã hàng và nhãn vị trí, quy trình xử lý đơn mỗi ngày có thể gọn như sau:
- Gom các đơn trong ngày, in hoặc liệt kê danh sách món cần lấy, sắp theo vị trí kệ.
- Đi một vòng kệ lấy đủ hàng cho tất cả đơn, đặt vào khay hoặc túi theo từng đơn.
- Ở góc đóng gói, đối chiếu từng món với đơn: đúng mẫu, đúng màu, đúng cỡ, đủ số.
- Đóng gói, cân, dán phiếu, chụp ảnh hoặc quay nhanh nếu là hàng giá trị.
- Trừ tồn trong bảng tính, ghi mã vận đơn vào cột ghi chú.
- Đặt kiện vào khu chờ gửi, đếm lại số kiện khớp số đơn trước khi giao cho người lấy hàng.
Bước đối chiếu ở góc đóng gói là bước hay bị bỏ khi bận, và cũng là bước chặn được phần lớn đơn gửi sai.
Hàng cần cẩn thận đặc biệt
- Pin, sạc dự phòng, thiết bị có pin: để khu riêng, mát, xa vật liệu dễ cháy. Pin phồng không bán, không gửi đi, cách ly ngay.
- Nước hoa, cồn, sơn, bình xịt: dễ cháy, để xa nguồn nhiệt, nắng.
- Thực phẩm: kín, cao ráo, tránh chuột kiến; không để chung với hoá chất tẩy rửa.
- Hàng giá trị cao: tủ có khoá, kiểm đếm thường hơn.
Kho có nhiều carton, xốp, giấy là kho dễ cháy. Nên có bình chữa cháy xách tay đặt gần cửa, biết cách dùng; không cắm sạc thiết bị qua đêm giữa đống thùng; ổ điện, dây điện không bị thùng đè lên. Khi có cháy, gọi 114.
Góc nhìn hôm nay: lớn dần mà không loạn
Kho nhỏ hôm nay có thể thành kho thuê ngày mai. Những thói quen như nhãn vị trí, mã hàng, ghi ngay, đếm định kỳ là thứ mang theo được khi lớn lên, và khiến việc chuyển sang phần mềm quản lý hay thuê dịch vụ kho về sau dễ hơn nhiều. Một buổi chiều dọn kho, dán nhãn, lập bảng tính là khoản đầu tư công sức nhỏ, đổi lại ít đơn sai, ít hàng mất, ít đêm lục tìm. Muốn đọc thêm, các bài về nguyên tắc xuất kho, kiểm kê định kỳ và an toàn trong kho trong cùng danh mục áp dụng được ngay cho quy mô vài kệ.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng online tại nhà nên sắp xếp kho thế nào?
Chọn chỗ khô ráo, kê hàng cao khỏi sàn, dùng kệ có nhãn vị trí, chia khu nhận, lưu, đóng gói, chờ gửi và hàng hoàn. Mỗi mặt hàng một mã riêng, ghi nhập xuất ngay khi hàng ra vào.
SKU là gì?
SKU là mã định danh riêng cho từng phiên bản hàng theo mẫu, màu, cỡ. Người bán nhỏ có thể tự đặt, miễn nhất quán và đọc là hiểu.
Làm sao để không bán lố hàng khi bán nhiều kênh?
Cập nhật tồn kho ngay sau mỗi đơn ở mọi kênh, hoặc giữ một ít hàng đệm không đăng bán. Kiểm đếm định kỳ để sổ khớp với hàng thật.
Bảo quản hàng trong kho nhỏ tránh ẩm mốc thế nào?
Đặt kho tránh xa nhà tắm, bếp, tường thấm; kê tầng dưới cùng cách sàn hoặc dùng pallet nhựa; giữ phòng thoáng và tránh nắng trực tiếp.
Kho hàng tại nhà cần lưu ý gì về phòng cháy?
Để pin, nước hoa, bình xịt ở khu riêng xa nguồn nhiệt; không sạc thiết bị qua đêm giữa đống thùng; có bình chữa cháy gần cửa và không để hàng chắn lối thoát.
