FIFO (nhập trước, xuất trước) cho hàng vào kho trước ra trước; FEFO (hết hạn trước, xuất trước) cho lô có hạn dùng gần nhất ra trước, bất kể nhập lúc nào; LIFO (nhập sau, xuất trước) cho hàng vào sau ra trước. Với hàng có hạn dùng như thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, FEFO là nguyên tắc an toàn nhất. FIFO hợp với đa số hàng thông thường. LIFO chỉ hợp khi hàng không có hạn và cách chất xếp buộc phải lấy lớp trên cùng, như cát, đá, thép cuộn chất đống.
Ba nguyên tắc trong một bảng
| FIFO | FEFO | LIFO | |
|---|---|---|---|
| Tên đầy đủ | First In, First Out | First Expired, First Out | Last In, First Out |
| Tiếng Việt | Nhập trước, xuất trước | Hết hạn trước, xuất trước | Nhập sau, xuất trước |
| Căn cứ chọn lô | Ngày nhập kho | Hạn sử dụng | Ngày nhập kho, lấy lô mới nhất |
| Hợp với | Hàng tiêu dùng, linh kiện, quần áo theo mùa | Thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, hoá chất có hạn | Vật liệu rời, hàng không hạn, chất đống |
| Rủi ro nếu dùng sai | Lô nhập sau nhưng hạn ngắn hơn bị hết hạn trong kho | Cần theo dõi hạn dùng từng lô, tốn công hơn | Lớp dưới nằm mãi, có thể hư, lỗi thời |
FIFO: nguyên tắc mặc định của phần lớn kho
FIFO đơn giản và công bằng với hàng: món nào vào trước thì ra trước, không món nào bị bỏ quên dưới đáy. Với quần áo, đồ gia dụng, linh kiện, FIFO giúp hàng không bị lỗi mốt, phai màu, hỏng bao bì do nằm lâu.
Để làm FIFO, kho phải biết ngày nhập của từng lô. Ở kho có phần mềm, hệ thống tự gợi ý lô cũ nhất khi lấy hàng. Ở kho nhỏ, cách làm thủ công là:
- Ghi ngày nhập lên thùng bằng bút to, dễ thấy.
- Hàng mới nhập xếp phía sau hoặc phía dưới hàng cũ, để hàng cũ luôn ở tầm tay.
- Dùng kệ trượt: hàng vào từ phía sau, trượt ra phía trước theo độ nghiêng của con lăn, người lấy luôn lấy món ở đầu. Cách này ép FIFO bằng chính cấu tạo kệ.
FEFO: khi hạn dùng quan trọng hơn ngày nhập
FIFO giả định lô vào trước thì hết hạn trước. Điều này không phải lúc nào cũng đúng. Một nhà cung cấp có thể giao lô sản xuất từ lâu, vào kho sau nhưng hạn ngắn hơn lô đã có. Nếu theo FIFO, lô hạn ngắn bị xếp sau và có thể hết hạn trong kho.
FEFO giải quyết bằng cách nhìn thẳng vào hạn dùng. Đây là cách làm phổ biến ở kho thực phẩm, kho dược phẩm, kho mỹ phẩm. Để làm FEFO:
- Khi nhận hàng, ghi nhận số lô và hạn dùng của từng lô, không chỉ ngày nhập.
- Lô có hạn gần nhất được đặt ở vị trí lấy trước.
- Đặt ngưỡng cảnh báo: lô còn dưới một khoảng thời gian nhất định trước hạn thì đánh dấu để ưu tiên xuất, hạ giá hoặc xử lý.
- Không xuất hàng có hạn dùng còn lại quá ngắn cho khách nếu đã thoả thuận mức tối thiểu.
Với thực phẩm và thuốc, FEFO còn là chuyện an toàn: hàng hết hạn lọt ra tay người dùng là rủi ro sức khoẻ, không chỉ là thiệt hại tiền.
Số lô và chuyện thu hồi
Ghi số lô không chỉ phục vụ FEFO. Khi nhà sản xuất phát hiện một lô có vấn đề và thông báo thu hồi, kho phải trả lời ngay được ba câu: lô đó còn bao nhiêu trong kho, đang nằm ở vị trí nào, và đã xuất cho những ai. Kho ghi số lô từ lúc nhận hàng trả lời được trong vài phút. Kho không ghi thì phải mở từng thùng, và gần như không biết hàng đã xuất đi đâu. Với thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, khả năng truy xuất này quan trọng không kém việc xuất đúng thứ tự.
LIFO: khi lấy lớp trên cùng là cách duy nhất
Có những loại hàng mà cách chất xếp khiến FIFO gần như không làm được. Một đống cát, đá, than: xe xúc lấy từ trên xuống, lớp mới đổ lên trên luôn ra trước. Thép cuộn, gạch chất chồng: lấy lớp dưới cùng phải dỡ hết lớp trên. Một số kiểu kệ chứa pallet mà xe nâng chỉ vào được một đầu cũng tự nhiên tạo ra LIFO: pallet đặt vào sau cùng nằm ngoài cùng, lấy ra trước.
LIFO chấp nhận được khi hàng không có hạn dùng và không bị lỗi thời. Ngay cả vậy, thỉnh thoảng vẫn nên dọn sạch tới đáy để lớp dưới không nằm mãi, bị ẩm, bị nén hỏng.
LIFO trong kế toán là chuyện khác
FIFO và LIFO còn là tên các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho trong kế toán, độc lập với việc hàng thực tế ra khỏi kho theo thứ tự nào. Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế không cho dùng LIFO để tính giá hàng tồn kho. Ở Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC không còn hướng dẫn phương pháp nhập sau xuất trước. Người làm kho cần phân biệt: bài này nói về dòng hàng thật, còn cách ghi sổ kế toán do kế toán quyết định theo quy định.
Chọn nguyên tắc nào cho kho của mình
| Loại hàng | Nguyên tắc nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sữa, bánh kẹo, đồ hộp, gia vị | FEFO | Ghi hạn dùng từng lô |
| Thuốc, thực phẩm chức năng | FEFO | Theo dõi số lô để truy xuất khi có thu hồi |
| Mỹ phẩm | FEFO | Một số mỹ phẩm ghi hạn sau khi mở, không ảnh hưởng tới kho |
| Quần áo, giày dép | FIFO | Hàng theo mùa nên xuất trước khi hết mùa |
| Đồ điện tử, linh kiện | FIFO | Tránh để model cũ tồn lâu |
| Vật liệu xây dựng rời | LIFO theo cách chất | Định kỳ dọn tới đáy |
Trong thực tế, một kho có thể dùng nhiều nguyên tắc cho nhiều nhóm hàng. Điều quan trọng là mỗi nhóm có quy tắc rõ, ai lấy hàng cũng làm giống nhau.
Những lỗi hay gặp
- Xếp hàng mới ra trước cho tiện: người nhập kho đặt thùng mới ngay mép kệ vì gần, đẩy thùng cũ vào sâu. Đây là nguyên nhân số một khiến hàng hết hạn trong kho.
- Không ghi hạn dùng khi nhận: tới lúc cần FEFO thì phải mở từng thùng xem.
- Trộn lô: hai lô khác hạn đổ chung một ngăn, không còn phân biệt được.
- Bán lẻ lấy hàng ở kệ trưng bày mà không xoay vòng hàng từ kho lên, kệ trưng bày giữ hàng cũ mãi.
Góc nhìn hôm nay: nhìn kệ siêu thị sẽ thấy FEFO
Lần tới đi siêu thị, để ý quầy sữa: hộp có hạn gần thường nằm phía trước, hộp mới nằm sau. Đó là FEFO ngay trên kệ bán lẻ, gọi là xoay vòng hàng. Người bán online nhỏ có thể áp dụng y như vậy trong một góc phòng: ghi hạn bằng bút to trên thùng, hàng mới để sau, kiểm hạn mỗi tuần. Với người muốn học sâu, các giáo trình quản trị kho và quản trị chuỗi cung ứng đều có phần về chính sách xuất kho; phần kế toán hàng tồn kho nằm trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
Câu hỏi thường gặp
FIFO là gì?
FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là nhập trước, xuất trước. Lô hàng vào kho sớm nhất được lấy ra trước, phù hợp với phần lớn hàng thông thường.
FEFO khác FIFO thế nào?
FIFO căn cứ vào ngày nhập kho, FEFO căn cứ vào hạn sử dụng. Với hàng có hạn như thực phẩm, thuốc, FEFO an toàn hơn vì lô nhập sau đôi khi lại hết hạn sớm hơn.
Khi nào dùng LIFO?
Khi hàng không có hạn dùng, không lỗi thời và cách chất xếp buộc phải lấy lớp trên cùng trước, như cát, đá, vật liệu chất đống. Nên định kỳ dọn tới đáy để lớp dưới không nằm mãi.
Việt Nam có được dùng LIFO trong kế toán không?
Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC không còn hướng dẫn phương pháp nhập sau xuất trước, và chuẩn mực quốc tế cũng không cho dùng. Đây là chuyện ghi sổ, khác với thứ tự hàng ra khỏi kho thực tế.
Làm FIFO trong kho nhỏ thế nào?
Ghi ngày nhập lên thùng, xếp hàng mới phía sau hoặc phía dưới hàng cũ để hàng cũ luôn ở tầm tay. Có điều kiện thì dùng kệ trượt để hàng tự chạy ra theo thứ tự.
