Điểm gửi nhận hàng trong phố là mắt lưới cuối của mạng giao nhận: bưu cục, điểm giao nhận đặt trong cửa hàng nhỏ, tủ khoá tự phục vụ, nơi người bán mang hàng ra gửi và người mua tới lấy. Kho trung chuyển là mắt lưới giữa: nơi hàng từ nhiều điểm dồn về, được chia lại và chuyển đi ngay, hầu như không nằm lại qua đêm. Hai loại điểm này cùng giúp mạng lưới gom hàng thành chuyến lớn ở giữa và chia nhỏ ở hai đầu.
Ba tầng của một mạng giao nhận
| Tầng | Ví dụ | Việc chính | Hàng nằm lại bao lâu |
|---|---|---|---|
| Điểm cuối | Bưu cục phường, điểm giao nhận trong cửa hàng, tủ khoá | Nhận hàng gửi đi, trả hàng cho người tới lấy | Vài giờ tới vài ngày, chờ người lấy |
| Kho trung chuyển, bưu cục khu vực | Kho của một quận, một vùng ven đô | Gom hàng từ điểm cuối, chia lại theo tuyến, chuyển tiếp | Thường chỉ vài giờ |
| Trung tâm phân loại vùng | Trung tâm lớn phục vụ nhiều tỉnh | Phân loại khối lượng lớn bằng máy, nối các vùng | Thường chỉ vài giờ |
Không phải mạng nào cũng đủ ba tầng. Mạng nhỏ có thể chỉ có điểm cuối và một kho trung tâm. Nhưng nguyên lý chung giống nhau: càng vào giữa, hàng càng được gom thành khối lớn; càng ra hai đầu, hàng càng được chia nhỏ.
Bưu cục và điểm giao nhận: cửa ngõ của khu phố
Bưu cục truyền thống có nhân viên, quầy, cân, nhận gửi thư, bưu kiện, chuyển tiền và nhiều dịch vụ khác. Bên cạnh đó là các điểm giao nhận nhỏ đặt trong cửa hàng tạp hoá, tiệm photo, cửa hàng tiện lợi: chủ cửa hàng nhận kiện người bán mang tới, giữ kiện chờ người mua tới lấy, theo thoả thuận với đơn vị vận chuyển.
Với người bán online nhỏ, điểm gửi gần nhà nghĩa là không phải chờ người tới lấy hàng, chủ động giờ gửi. Với người mua hay vắng nhà, điểm nhận gần chỗ làm nghĩa là không lỡ hàng. Với mạng giao nhận, một điểm gom được hàng chục kiện của cả khu, người giao hàng chỉ cần ghé một lần thay vì chạy tới từng nhà.
Giờ chốt nhận hàng
Mỗi điểm gửi có một hoặc vài giờ chốt trong ngày: kiện nhận trước giờ chốt sẽ lên xe trung chuyển của chuyến đó, kiện nhận sau phải chờ chuyến kế tiếp, có khi là sáng hôm sau. Giờ chốt không phải quy định tuỳ tiện mà được tính ngược từ lịch xe ở kho trung chuyển và trung tâm phân loại: xe phải rời điểm gửi đủ sớm để kịp chuyến đường dài chạy đêm. Người bán gửi hàng hằng ngày nên hỏi giờ chốt của điểm mình dùng và đóng gói xong trước giờ đó. Chênh nhau mười lăm phút có thể thành chênh nhau một ngày khi hàng tới tay khách.
Tủ khoá tự phục vụ
Tủ khoá là dãy ô có cửa điện tử đặt ở nơi công cộng. Người giao hàng bỏ kiện vào ô, hệ thống gửi mã cho người nhận; người nhận nhập mã hoặc quét mã để mở. Ưu điểm là mở được ngoài giờ hành chính, không cần ai trực. Giới hạn là kích thước ô, và tủ cần chỗ đặt có điện, có mái che, an toàn.
Kho trung chuyển: nơi hàng không ở lại
Kho trung chuyển trông giống kho thường nhưng vận hành khác hẳn. Mục tiêu là hàng vào cửa này, ra cửa kia trong thời gian ngắn nhất. Cách làm này có tên tiếng Anh là cross-docking: hàng từ xe đến được dỡ xuống, phân loại ngay trên sàn hoặc trên băng chuyền ngắn, rồi chất thẳng lên xe đi, không qua bước cất lên kệ.
Một kho trung chuyển điển hình có:
- Dãy cửa nhận một bên, nơi xe từ các bưu cục hoặc trung tâm đến dỡ hàng.
- Sàn chia ở giữa, chia theo tuyến đi, theo bưu cục đích.
- Dãy cửa xuất bên kia, mỗi cửa ứng với một tuyến xe.
- Rất ít kệ, vì không có ý định giữ hàng.
Khó nhất của trung chuyển là đồng bộ giờ: xe đến phải khớp với xe đi. Xe đến trễ là hàng lỡ chuyến, phải chờ chuyến sau, có khi sang ngày hôm sau. Vì vậy lịch chạy xe ở các kho trung chuyển được tính rất chặt.
Vì sao không giao thẳng từ trung tâm lớn tới từng nhà
Trung tâm phân loại lớn thường nằm ở ven đô, gần đường cao tốc, sân bay, nơi đất rộng và xe tải lớn ra vào được. Từ đó vào trung tâm thành phố là quãng đường dài, đông xe, xe tải lớn bị hạn chế giờ chạy. Đưa từng người giao hàng xe máy chạy từ ven đô vào nội thành mỗi sáng là lãng phí thời gian và xăng.
Kho trung chuyển và bưu cục khu vực giải bài toán này: xe tải nhỏ chở khối hàng lớn từ trung tâm vào kho gần khu dân cư, rồi người giao hàng nhận hàng ở đó, chỉ chạy quãng ngắn quanh khu. Một số mạng còn đặt kho rất nhỏ ngay trong phố, chứa sẵn những mặt hàng bán chạy để giao trong vài giờ.
Người làm ở điểm gửi nhận và kho trung chuyển
Ở điểm gửi nhận, công việc chủ yếu là tiếp khách, cân hàng, kiểm đóng gói, dán phiếu, trả hàng cho người tới lấy, đối chiếu cuối ngày. Ở kho trung chuyển, công việc là dỡ hàng, chia, quét, chất xe, thường dồn vào ban đêm và rạng sáng. Hai việc khác nhau nhưng chung một yêu cầu: quét đủ, đếm đúng, vì mỗi lần bàn giao là một lần trách nhiệm chuyển từ tay này sang tay khác.
Lời khuyên khi dùng điểm gửi nhận
- Người gửi: đóng gói xong mới mang ra, dán phiếu phẳng, giữ biên nhận hoặc ảnh chụp lúc giao kiện cho điểm gửi.
- Người nhận: lấy hàng trong thời hạn lưu kiện, mang theo mã nhận hàng, có thể cần giấy tờ tuỳ thân với hàng giá trị.
- Kiểm vỏ kiện ngay tại điểm nhận trước khi mang về, như khi nhận từ người giao hàng.
- Không đưa mã nhận hàng cho người khác ngoài người mình nhờ lấy hộ.
- Hỏi trước với kiện cồng kềnh: không phải điểm nào cũng nhận được.
Góc nhìn hôm nay: những chấm nhỏ trên bản đồ thành phố
Đi trong phố, để ý sẽ thấy nhiều điểm giao nhận hơn mình tưởng: tấm bảng nhỏ ở tiệm tạp hoá, dãy tủ khoá ở sảnh toà nhà, bưu cục ở góc chợ. Mỗi chấm là nơi hàng của cả khu phố đi ra và đi vào. Phía sau chúng là những kho trung chuyển ít ai thấy, sáng đèn suốt đêm ở ven đô. Muốn hiểu thêm, có thể đọc về mô hình trục và nan hoa, về cross-docking trong các giáo trình logistics, hoặc đơn giản là hỏi chuyện chủ tiệm có điểm giao nhận gần nhà về một ngày làm việc của họ.
Câu hỏi thường gặp
Kho trung chuyển là gì?
Là kho nơi hàng từ nhiều điểm dồn về, được chia theo tuyến rồi chuyển đi ngay, hầu như không lưu lại. Mục tiêu là hàng vào cửa này ra cửa kia trong thời gian ngắn nhất.
Cross-docking là gì?
Là cách vận hành kho trong đó hàng dỡ từ xe đến được phân loại ngay và chất thẳng lên xe đi, không qua bước cất lên kệ. Cách này giảm thời gian lưu kho và chi phí giữ hàng.
Điểm giao nhận hàng khác bưu cục thế nào?
Bưu cục là điểm do đơn vị bưu chính vận hành, có nhân viên và nhiều dịch vụ. Điểm giao nhận thường đặt trong cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng nhận và giữ kiện theo thoả thuận với đơn vị vận chuyển.
Tủ khoá nhận hàng hoạt động thế nào?
Người giao hàng bỏ kiện vào một ô, hệ thống gửi mã cho người nhận. Người nhận nhập hoặc quét mã để mở ô và lấy hàng, kể cả ngoài giờ hành chính.
Vì sao hàng phải qua kho trung chuyển rồi mới giao?
Vì trung tâm lớn thường ở xa khu dân cư. Chở khối hàng lớn vào kho gần khu phố rồi để người giao hàng chạy quãng ngắn sẽ nhanh và tiết kiệm hơn giao thẳng từ trung tâm.
