Xếp hàng theo thứ tự giao nghĩa là đưa lên xe trước những kiện giao sau cùng, để chúng nằm sâu bên trong; kiện giao đầu tiên lên xe sau cùng và nằm sát cửa. Mở cửa ở điểm dừng nào, kiện của điểm đó đã ở ngay tầm tay. Cách làm này tiết kiệm vài phút mỗi điểm, nhưng cộng cả ngày thì thành cả tiếng đồng hồ và ít lần lục tung thùng hàng hơn hẳn.
Nguyên lý "vào sau, ra trước"
Thùng xe giống một ngăn kéo chỉ mở được một đầu. Thứ cho vào sau cùng sẽ lấy ra đầu tiên. Dân kho gọi đây là kiểu LIFO (last in, first out). Trong quản lý tồn kho, LIFO thường không được chuộng vì hàng cũ bị kẹt lại. Nhưng trong một chuyến giao nhiều điểm, đây lại đúng là điều ta muốn: thứ tự xếp lên xe là thứ tự giao đảo ngược.
Muốn làm được, phải có tuyến giao trước khi xếp. Chưa biết đi điểm nào trước thì không thể biết kiện nào vào trong. Vì vậy ở các kho giao hàng bài bản, việc chốt tuyến xảy ra trước giờ bốc xếp, và danh sách bốc xếp in theo thứ tự ngược của tuyến.
Năm bước xếp một chuyến nhiều điểm
- Chốt tuyến: sắp xếp các điểm giao theo thứ tự sẽ đi. Nếu có khách hẹn giờ, đặt họ vào đúng chỗ trong tuyến.
- Đánh số kiện theo điểm dừng: viết số thứ tự điểm lên mặt dễ nhìn của từng kiện, bằng bút dạ hoặc nhãn dán. Một đơn nhiều kiện thì ghi thêm "1/3, 2/3, 3/3".
- Gom kiện ra sàn theo nhóm: đặt hàng thành từng đống theo số điểm, từ điểm cuối đến điểm đầu.
- Xếp từ trong ra ngoài: nhóm của điểm cuối vào sát đầu xe, rồi lần lượt ra phía cửa. Trong mỗi nhóm vẫn giữ nguyên tắc nặng dưới nhẹ trên.
- Kiểm lại số kiện: đếm tổng số kiện trên xe so với danh sách trước khi đóng cửa.
Khi thứ tự giao đụng với nặng nhẹ
Đây là chỗ khó nhất. Giả sử điểm giao đầu tiên là ba bao gạo, còn điểm giao cuối là một hộp bánh nhỏ. Theo thứ tự giao, ba bao gạo phải nằm sát cửa; theo nguyên tắc tải trọng, gạo nên nằm sát đầu xe và dưới đáy. Không có công thức duy nhất, nhưng có vài cách xử lý quen thuộc.
Chia thùng xe theo chiều dọc
Thay vì xếp theo lớp từ trong ra ngoài, chia thùng xe thành hai hay ba "làn" chạy dọc. Hàng nặng nằm dưới đáy ở mọi làn, hàng của các điểm đầu tuyến được đặt phía cửa ở từng làn. Xe van có kệ hai bên rất hợp kiểu này: kệ trái cho nửa đầu tuyến, kệ phải cho nửa sau, sàn giữa cho hàng nặng.
Chấp nhận dỡ tạm một ít
Với kiện rất nặng, đặt đúng vị trí an toàn rồi chấp nhận phải dỡ tạm vài kiện nhẹ ở điểm dừng đó. Vài phút xếp lại vẫn rẻ hơn một xe hàng phân bổ lệch trọng lượng.
Đổi thứ tự tuyến
Đôi khi chính tuyến nên đổi. Nếu điểm có hàng nặng nhất nằm gần kho, giao nó trước để xe nhẹ ngay từ đầu chuyến cũng là cách tốt. Tuyến và xếp hàng là hai việc đi cùng nhau, không phải việc này xong mới đến việc kia.
Bảng so sánh ba cách bố trí thùng xe
| Cách bố trí | Hợp với | Điểm mạnh | Điểm yếu |
|---|---|---|---|
| Xếp lớp từ trong ra ngoài | Xe tải thùng kín, ít điểm, hàng to | Tận dụng hết thể tích | Lấy nhầm lớp là phải dỡ cả lớp ngoài |
| Chia làn dọc | Xe van, xe tải nhỏ có kệ | Cân trọng lượng dễ, lấy hàng nhanh | Lãng phí một ít khoảng trống giữa làn |
| Chia theo cụm khu vực | Tuyến dài, nhiều đơn nhỏ | Mỗi cụm là một khối, dễ kiểm | Trong cụm vẫn phải tự sắp thứ tự |
Với thùng hàng xe máy
Thùng sau xe máy nhỏ, nhưng người giao hàng xe máy thường cầm hai ba chục đơn một buổi, nên thứ tự lại càng quan trọng. Vài thói quen của người làm lâu:
- Đơn đầu tuyến để trong túi treo phía trước hoặc ngăn trên cùng của thùng, khỏi phải mở cả thùng.
- Đơn cuối tuyến nằm đáy thùng; đơn giữa tuyến xếp đứng như sách trên kệ, gáy có số thứ tự hướng lên để rút ra mà không phải nhấc các đơn khác.
- Đơn nhỏ như phong bì, túi giấy kẹp chung vào một túi zip theo cụm phố để khỏi rơi vãi.
- Không chất quá thành thùng chỉ để "dễ lấy". Hàng thò ra dễ rơi, và làm xe mất thăng bằng.
Ghi nhãn sao cho đọc nhanh
Thứ tự xếp chỉ có ích khi nhìn vào là biết kiện nào của điểm nào. Một con số to bằng bút dạ đen trên mặt hướng ra cửa đọc nhanh hơn nhiều so với dò tên người nhận trên phiếu gửi chữ nhỏ. Người giao dùng màu băng dính hay giấy note theo cụm khu vực cũng là mẹo hay: đỏ là phố này, xanh là phố kia. Kiện đã có phiếu gửi thì đừng viết đè lên mã vạch hay thông tin người nhận.
Khi giao xong một điểm, bỏ phiếu bóc tách hay đánh dấu ngay, đừng để "lát nữa tính". Cuối ca mà trên xe còn một kiện lạc, việc truy ngược nó thuộc điểm nào là việc mất thời gian nhất ngày.
Chừa chỗ cho hàng nhận thêm dọc đường
Nhiều chuyến vừa giao vừa lấy: giao xong ở điểm này thì nhận hàng hoàn hay hàng gửi mới ở điểm kia. Nếu thùng xe đã kín từ đầu, hàng nhận thêm sẽ bị nhét vào bất cứ khe nào, làm loạn thứ tự còn lại. Cách làm gọn là chừa một khoảng cố định gần cửa, chỉ để hàng nhận thêm, và không bao giờ trộn nó với hàng chưa giao. Hàng nhận thêm cũng phải đánh dấu khác màu để cuối ngày tách ra nhanh khi về kho.
Góc nhìn hôm nay: sai một lần, nhớ cả đời
Hỏi người giao hàng lâu năm, ai cũng có một lần đứng trước cửa khách, mở thùng và không tìm ra kiện hàng, phải bới tung mọi thứ trong khi khách chờ. Bài học của lần đó thường là thói quen bền nhất: đánh số, xếp ngược, kiểm đếm trước khi lăn bánh. Các kho giao hàng lớn biến thói quen đó thành quy trình, có máy quét kiểm từng kiện lúc lên xe. Người tự chạy hàng nhỏ không cần máy, chỉ cần một cây bút dạ và mười phút trước giờ xuất phát.
Nếu muốn đọc thêm tài liệu nước ngoài, từ khoá tiếng Anh nên tìm là "multi-drop loading" và "loading sequence". Bài về vạch tuyến giao hàng trên site này nói phần chốt thứ tự điểm dừng, là bước phải làm trước khi xếp.
Câu hỏi thường gặp
Hàng giao trước nên xếp ở đâu trên xe?
Hàng giao trước xếp lên xe sau cùng, nằm sát cửa và ở tầng trên để lấy ra ngay. Hàng giao sau cùng thì đưa lên đầu tiên, nằm sâu trong cùng. Thứ tự lên xe là thứ tự giao đảo ngược.
LIFO trong xếp hàng lên xe là gì?
LIFO là viết tắt của last in, first out, nghĩa là vào sau ra trước. Với thùng xe chỉ mở một cửa, kiện xếp vào sau cùng sẽ được lấy ra đầu tiên. Người giao tận dụng đặc điểm này để kiện của điểm dừng đầu luôn nằm ngoài cùng.
Xếp theo thứ tự giao có làm lệch tải trọng xe không?
Có thể, nếu hàng nặng rơi vào nhóm giao đầu. Khi đó nên chia thùng xe thành làn dọc, đặt hàng nặng dưới đáy mọi làn, hoặc đổi thứ tự tuyến để giao hàng nặng trước. Phân bổ tải trọng an toàn luôn ưu tiên hơn sự tiện lấy hàng.
Làm sao không lấy nhầm kiện khi giao nhiều đơn?
Ghi số thứ tự điểm dừng thật to trên mặt kiện hướng ra cửa, đơn nhiều kiện thì ghi thêm số kiện. Đếm tổng số kiện trước khi lăn bánh và đánh dấu ngay mỗi khi giao xong một điểm.
