Lên tuyến giao 20–30 đơn trong một buổi: các bước từ kho tới đơn cuối

Lên tuyến cho 20–30 đơn trong một buổi là làm năm việc trước khi nổ máy: xem hết địa chỉ, gom đơn thành vài cụm gần nhau, đặt các đơn hẹn giờ vào đúng chỗ, chọn điểm bắt đầu và hướng đi sao cho tuyến thành một vòng ít quay đầu, rồi xếp hàng theo đúng thứ tự đó. Mười lăm phút ngồi xem tuyến thường tiết kiệm được cả tiếng chạy vòng và vài cuộc gọi xin lỗi khách.

Vì sao không giao theo thứ tự nhận đơn

Đơn đến tay người giao theo thứ tự hệ thống phân, không theo đường phố. Đơn thứ nhất có thể ở đầu phía bắc, đơn thứ hai ở cuối phía nam, đơn thứ ba lại sát đơn thứ nhất. Giao theo thứ tự đó là chạy ngang dọc thành phố như con thoi. Với 25 đơn, khác biệt giữa một tuyến tùy hứng và một tuyến có tính toán có thể là vài chục cây số, cộng thêm thời gian kẹt xe, chờ đèn đỏ ở những ngã tư không cần đi qua.

Lên tuyến không đòi hỏi phần mềm. Người giao hàng lâu năm làm việc này bằng trí nhớ về khu vực và một tờ giấy, hay chính danh sách đơn trên điện thoại khi đang đứng ở kho.

Năm bước lên tuyến

Bước 1: đọc lướt toàn bộ địa chỉ

Trước khi xếp hàng lên xe, đọc qua hết danh sách. Đánh dấu ngay những đơn có vấn đề: địa chỉ thiếu số nhà, thiếu tên đường, ghi chú "gọi trước khi giao", đơn thu hộ tiền lớn, hàng cồng kềnh, đơn hẹn giờ. Những đơn này cần xử lý riêng, đừng để đến lúc đứng trước cổng mới phát hiện.

Bước 2: gom thành cụm

Chia các đơn thành 3–5 cụm theo khu vực: một con đường dài, một khu chung cư, một cụm hẻm quanh chợ. Ranh giới cụm nên là những thứ khó vượt qua như sông, đường lớn có dải phân cách, đường sắt, vì vượt chúng tốn thời gian. Bài "Gom đơn theo cụm phố" trên site này nói kỹ hơn bước này.

Bước 3: đặt đơn hẹn giờ

Đơn khách hẹn "sau 5 giờ chiều" hay "trước 10 giờ sáng" là những điểm cố định. Xếp chúng trước, rồi mới xếp các cụm còn lại quanh chúng. Nếu một đơn hẹn giờ làm vỡ cả tuyến, hãy cân nhắc gọi khách hỏi có linh động được không, trước khi xuất phát.

Bước 4: chọn điểm đầu và hướng đi

Thường bắt đầu từ cụm gần kho nhất hoặc cụm có đơn hẹn sớm nhất. Hướng đi nên tạo thành một vòng: đi ra theo một trục, quay về theo trục khác, không đi lại đúng con đường cũ. Nếu cuối buổi phải quay về kho, cụm cuối nên nằm gần đường về.

Bước 5: xếp hàng theo tuyến

Có tuyến rồi mới xếp hàng. Đơn giao trước nằm trên, ngoài; đơn giao sau nằm dưới, trong. Đánh số thứ tự lên từng gói. Bài "Xếp hàng theo thứ tự giao" trong danh mục xếp hàng có cách làm chi tiết.

Mẫu một tuyến 25 đơn

Đây chỉ là cách nghĩ, không phải công thức. Mỗi khu phố, mỗi khung giờ có nhịp riêng mà người làm quen tuyến sẽ hiểu dần.

Mười phút cuối trước khi rời kho

Tuyến tốt vẫn hỏng nếu thiếu đồ giữa đường. Trước khi nổ máy, người làm lâu thường soát nhanh một lượt:

• Điện thoại đủ pin, có sạc dự phòng; giá đỡ điện thoại chắc, đặt ở vị trí không che tầm nhìn.
• Đếm số gói trên xe khớp với số đơn trong danh sách.
• Tiền lẻ để thối cho đơn thu hộ, túi riêng đựng tiền.
• Áo mưa, túi nilon trùm hàng, nước uống.
• Bút và vài tờ giấy note để ghi chú hoặc để lại lời nhắn khi khách vắng (nếu quy định của đơn vị cho phép).

Danh sách này nhỏ nhưng mỗi món thiếu đều có thể buộc phải quay về kho, phá vỡ cả tuyến vừa lên.

Gọi điện trước: khi nào và gọi thế nào

Gọi xác nhận trước một vài đơn có thể cứu cả tuyến. Không cần gọi tất cả. Nên gọi trước với: đơn có ghi chú yêu cầu gọi, đơn ở chung cư hay khu có bảo vệ, đơn thu hộ tiền nhiều, đơn hàng cồng kềnh cần người nhận phụ, đơn ở địa chỉ khó tìm. Gọi khi đang đứng ở kho hoặc khi đã dừng xe, không bao giờ gọi khi đang chạy; muốn nghe máy thì tấp vào lề.

Một cách làm hay là gọi trước khoảng 15–30 phút cho cụm sắp tới, thay vì gọi hết từ đầu buổi. Khách được báo sát giờ thì ít quên, ít đi vắng hơn.

Khi tuyến bị phá vỡ giữa chừng

Không tuyến nào chạy đúng như trên giấy. Khách vắng nhà, đường bị chặn, mưa lớn, một đơn mất hai mươi phút vì không tìm ra số nhà. Vài cách xử lý:

• Khách vắng: đánh dấu, đi tiếp, gọi lại sau khi xong cụm. Đừng đứng chờ quá lâu làm trễ cả cụm sau.
• Đơn khó tìm: đặt giới hạn thời gian cho mình, hết giờ thì gọi khách mô tả đường, hoặc chuyển đơn về cuối tuyến.
• Đường bị chặn: xem lại thứ tự các cụm còn lại, có khi đảo cụm C và D lại là hợp lý hơn.
• Đơn phát sinh thêm: chèn vào cụm gần nhất, không phá vỡ thứ tự những cụm đã xếp.

Cuối buổi: những việc khép tuyến

Trước khi về, kiểm lại: số đơn đã giao, số đơn chưa giao kèm lý do, tiền thu hộ khớp với số đơn đã giao. Những đơn chưa giao được thì ghi rõ lý do và hẹn lại để buổi sau xếp vào đúng cụm. Ghi chú lại những gì học được trong buổi: hẻm nào có lối tắt, toà nhà nào bắt gửi hàng ở quầy lễ tân, khách nào thường vắng buổi sáng. Những ghi chú nhỏ đó tích luỹ thành bản đồ riêng trong đầu người giao, thứ mà không ứng dụng nào thay được.

Góc nhìn hôm nay: kỹ năng tăng theo thời gian

Người mới vào nghề thường mất nhiều thời gian lên tuyến và vẫn chạy vòng. Sau vài tuần quen một khu vực, việc gom cụm gần như tự động. Cách nhanh nhất để giỏi là sau mỗi buổi tự hỏi: đoạn nào mình đi lại hai lần, cụm nào nên đảo thứ tự. Phần mềm xếp tuyến có thể giúp khi số đơn lớn, nhưng người hiểu khu vực vẫn là người biết hẻm nào cụt, đường nào hay kẹt giờ tan trường.

Song song với tốc độ, đừng quên sức khoẻ: một tuyến 25–30 đơn nên có chỗ nghỉ uống nước, nhất là khi trời nắng. Tuyến tốt là tuyến chạy bền được cả tuần, không phải tuyến nhanh nhất một buổi.