Gửi sách, tranh và giấy tờ quan trọng không bị cong gãy cần ba lớp bảo vệ: một lớp chống ẩm (túi ni lông kín), một lớp cứng giữ phẳng (hai tấm bìa carton kẹp hai mặt hoặc ống cứng với tranh cuộn), và một lớp đệm che góc, cạnh. Sách nhiều thì dùng thùng nhỏ, xếp nằm, chèn kín để không xô lệch. Tranh có kính nên tháo kính hoặc che kỹ mặt kính; tranh sơn trên vải không bọc màng nhựa dính trực tiếp lên mặt sơn. Giấy tờ bản gốc nên chụp lại trước, kẹp phẳng trong phong bì cứng chống nước và gửi bằng dịch vụ có ký nhận.
Kẻ thù của giấy: ẩm, gập và góc
Giấy hút ẩm rất nhanh. Một cuốn sách để trong thùng ướt mưa vài giờ có thể quăn mép, dính trang, loang mực. Giấy cũng nhớ nếp gập: một tấm ảnh, một tờ chứng chỉ bị gập đôi thì vết gập không bao giờ mất hẳn. Còn góc sách, góc khung tranh là chỗ chịu va đập đầu tiên khi thùng rơi, nên luôn là chỗ móp trước.
Vì thế mọi cách đóng gói giấy đều xoay quanh ba việc: chặn nước, giữ phẳng, đệm góc.
Gửi sách
Một hai cuốn
- Cho sách vào túi ni lông kín miệng hoặc bọc màng co mỏng.
- Kẹp sách giữa hai tấm bìa carton cắt lớn hơn sách mỗi bên khoảng một đốt ngón tay, để bìa nhận va đập thay cho mép sách.
- Bọc thêm một lớp xốp hơi, đặc biệt ở các góc.
- Cho vào hộp carton vừa khít hoặc phong bì cứng có lót bọt khí. Phong bì mềm không đủ với sách bìa cứng, sách quý.
Cả thùng sách
- Dùng thùng nhỏ. Sách nặng hơn người ta tưởng; một thùng to chất đầy sách vừa khó bê, vừa dễ bung đáy. Thùng sách nên ở mức một người bê được thoải mái.
- Xếp sách nằm thành chồng, sách lớn ở dưới. Xếp đứng thì gáy sách chịu lực, sách có thể bị vặn.
- Không xếp sách dựng nghiêng hay để gáy chĩa xuống — gáy dễ gãy, bìa dễ lệch.
- Chèn kín khoảng trống bằng giấy vò để các chồng không trượt.
- Lót ni lông trong lòng thùng trước khi xếp, đề phòng thùng ướt.
- Dán đáy kiểu chữ H kép vì thùng sách nặng.
Sách cũ, sách quý
Sách cũ có giấy giòn, gáy yếu cần được đỡ đều. Nên bọc từng cuốn trong giấy không axit (loại giấy dùng trong lưu trữ) rồi mới cho vào túi chống ẩm. Không dùng dây thun quấn quanh sách cũ — dây thun lão hoá, dính vào bìa và để lại vết. Không dán băng keo trực tiếp lên bìa sách. Sách có giá trị cao nên cân nhắc khai giá trị và chụp ảnh tình trạng trước khi gửi.
Gửi tranh
| Loại tranh | Cách đóng gói khuyên dùng | Điều cần tránh |
|---|---|---|
| Tranh in, tranh vẽ trên giấy, ảnh chưa đóng khung | Kẹp phẳng giữa hai tấm bìa cứng trong túi chống ẩm; hoặc cuộn lỏng trong ống cứng nếu khổ lớn | Gập đôi; cuộn quá chặt trong ống nhỏ |
| Tranh sơn dầu, acrylic trên vải căng khung | Phủ mặt tranh bằng giấy chống dính không axit, che mặt bằng tấm bìa cứng không chạm vào lớp sơn, góc bảo vệ, bọc xốp hơi, đặt vào hộp vừa khít | Bọc màng nhựa hay xốp hơi dính trực tiếp lên sơn, nhất là sơn chưa khô hẳn |
| Tranh lồng khung có kính | Tháo kính gửi riêng, thay bằng tấm mica nếu có thể; nếu giữ kính thì che kín mặt kính, chèn góc thật chặt | Để kính chạm thẳng vào thành thùng |
| Tranh cuộn (tranh vải tháo khung, tranh giấy khổ lớn) | Ống cứng đường kính lớn; tranh sơn trên vải thường được cuộn mặt sơn quay ra ngoài, lót giấy chống dính | Ống nhỏ, cuộn chặt làm nứt lớp sơn |
Vì sao tranh sơn cuộn mặt sơn ra ngoài
Khi cuộn tấm vải, lớp phía trong bị nén lại, lớp phía ngoài bị kéo giãn. Lớp sơn khô cứng chịu kéo giãn nhẹ tốt hơn chịu nén, nên nhiều người làm nghề bảo quản tranh khuyên cuộn mặt sơn hướng ra ngoài, quanh một ống có đường kính đủ lớn, và lót giấy chống dính để mặt sơn không dính vào lớp vải cuộn kế tiếp. Tranh có lớp sơn dày, đã cũ, đã nứt thì không nên tự cuộn; nên hỏi người phục chế hoặc nhà vận chuyển tác phẩm nghệ thuật.
Kính trong khung tranh
Kính là phần dễ vỡ nhất, và khi vỡ, mảnh kính có thể cắt rách tranh bên dưới. Cách an toàn nhất là tháo kính, gửi riêng hoặc để người nhận lắp kính mới tại chỗ. Một số người dán băng keo giấy thành ô lưới lên mặt kính để giữ mảnh nếu kính vỡ — cách này có tác dụng nhưng có thể để lại vết keo; nếu làm, dùng loại băng keo dính nhẹ và bóc ngay khi tới nơi.
Gửi giấy tờ quan trọng
Hợp đồng, văn bằng, chứng chỉ, hồ sơ xin việc, giấy tờ nhà đất, hồ sơ visa — những thứ này mất thì làm lại tốn nhiều thời gian, có khi không làm lại được.
- Chụp hoặc quét lại toàn bộ trước khi gửi, lưu bản sao ở nơi an toàn.
- Chỉ gửi bản gốc khi bên nhận thật sự yêu cầu. Nhiều thủ tục chấp nhận bản sao có chứng thực.
- Cho vào túi nhựa trong có khoá kéo để chống nước.
- Kẹp giữa hai tấm bìa cứng hoặc dùng phong bì bìa cứng, không gập giấy.
- Gửi bằng dịch vụ có mã theo dõi và ký nhận, giữ biên nhận gửi.
- Không ghi nội dung tài liệu ở mặt ngoài phong bì (ví dụ "sổ đỏ", "hộ chiếu"). Chỉ cần thông tin người gửi, người nhận.
Tiền mặt và giấy tờ có giá như tiền thường nằm trong danh sách không nhận gửi của các đơn vị vận chuyển; muốn chuyển tiền thì dùng dịch vụ chuyển tiền hợp pháp.
Bản đồ, bản vẽ, áp phích khổ lớn
Những tờ giấy lớn không vừa bìa kẹp thì cuộn lỏng quanh ống. Ống càng to, giấy càng ít nhớ nếp cuộn. Đầu ống phải bịt chặt bằng nắp hoặc giấy vò dán băng keo để giấy không tuột ra. Bọc giấy trong một lớp ni lông trước khi cuộn để chống ẩm. Nếu ống quá mỏng, có thể bị bẹp khi xếp chồng; nên dùng ống giấy dày hoặc ống nhựa cứng.
Những lỗi hay gặp
- Dùng phong bì mềm cho sách bìa cứng — góc sách xuyên thủng phong bì.
- Không chống ẩm — thùng giấy ướt thì sách cũng ướt.
- Kẹp tranh giấy bằng bìa nhỏ hơn tranh — mép tranh lòi ra bị gập.
- Ghi "không được gập" mà không có bìa cứng — nhãn không thay được lớp cứng.
- Gửi bản gốc duy nhất mà không lưu bản sao.
Góc nhìn hôm nay
Thư viện, bảo tàng và cơ quan lưu trữ có những quy trình đóng gói rất kỹ cho tài liệu quý, và một phần quy trình ấy có thể áp dụng ở nhà: giấy không axit, chống ẩm, đỡ đều, không để keo dính lên tài liệu. Người muốn tìm hiểu thêm có thể đọc các tài liệu hướng dẫn bảo quản tài liệu giấy của ngành lưu trữ, hoặc hỏi các xưởng làm khung tranh — họ thường có sẵn bìa cứng, góc bảo vệ và ống cuộn đúng cỡ.
Câu hỏi thường gặp
Gửi sách đóng gói thế nào để không bị cong góc?
Bọc sách trong túi ni lông chống ẩm, kẹp giữa hai tấm bìa carton lớn hơn sách một chút để bìa nhận va đập thay mép sách, bọc thêm xốp hơi ở góc rồi cho vào hộp vừa khít. Nhiều sách thì xếp nằm trong thùng nhỏ, chèn kín khoảng trống.
Gửi tranh có kính thế nào cho an toàn?
Cách an toàn nhất là tháo kính gửi riêng hoặc thay bằng mica. Nếu giữ kính, che kín mặt kính bằng bìa cứng, bọc góc, chèn thật chặt để kính không chạm thành thùng. Kính vỡ có thể làm rách tranh bên dưới.
Tranh sơn dầu cuộn mặt tranh vào trong hay ra ngoài?
Nhiều người làm nghề bảo quản khuyên cuộn tranh sơn trên vải với mặt sơn hướng ra ngoài, quanh ống đường kính lớn và có lót giấy chống dính. Tranh sơn dày, cũ hoặc đã nứt không nên tự cuộn mà nên hỏi người phục chế.
Gửi giấy tờ quan trọng bằng cách nào an toàn?
Chụp lại trước khi gửi, cho bản gốc vào túi chống nước, kẹp giữa bìa cứng hoặc phong bì bìa cứng, không gập. Gửi bằng dịch vụ có mã theo dõi và ký nhận, giữ biên nhận, và không ghi tên loại giấy tờ bên ngoài phong bì.
Có nên dùng dây thun để giữ sách khi gửi không?
Không nên với sách cũ hay sách quý. Dây thun lão hoá, có thể dính vào bìa và để lại vết. Dùng túi ni lông, bìa cứng kẹp hai mặt và băng keo dán trên lớp bọc, không dán trực tiếp lên sách.
